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Seus emails são muito longos

Se você não consegue escrever sua idéia atrás de um cartão de visitas, você não tem uma idéia clara.

— David Belasco

Traduzido e adaptado a partir de um texto do Leo Babauta.

Um dos maiores problemas que vejo quando as pessoas me enviam email é extremamente comum: eles são muito longos.

Eu sou um cara ocupado, mas quem não é ocupado hoje em dia? Eu tento responder com agilidade, muitas vezes direto do celular, mas quando recebo um email incrivelmente longo não há como eu responder rapidamente. Se um email é curto, respondo assim que o leio.

Então, porque enviar emails longos?

Aqui vai uma regra: um email longo nunca é necessário. Nunca.

Porque estou escrevendo isso? É alguma reclamação contra as pessoas que me mandam email? Não, é um problema geral que tenho visto com os emails, e espero que este texto ajude as pessoas a escrever mais objetivamente.

Como eu uso o email

Uso meu email profissionalmente. Eu preciso responder emails. Meus clientes possuem dúvidas e tenho que respondê-los com agilidade. Estes costumam enviar emails curtos, com uma ou duas dúvidas que respondo rapidamente.

Meu maior problema são os emails de quem ainda não é meu cliente, mas deseja se tornar meu cliente ou parceiro, seja adquirindo consórcios, seja investindo comigo nos diversos empreendimentos imobiliários em que estou envolvido. Entendo que para quem deseja investir, tirar as dúvidas seja algo essencial, mas há diversas maneiras de fazer perguntas. Espero conseguir deixar claro neste texto o que funciona e o que não funciona. Recebo centenas de emails por dia, simplesmente não há como eu responder a todos se quem me envia email não fizer a sua parte.

Dito isto, este problema com os emails não é exclusivo a mim. Não importa a maneira como você usa seu email, ninguém para quem você escreve deseja ler um longo ensaio ou responder 10 questões complexas. Somos todos ocupados, e todos damos valor ao nosso tempo.

Quando eu olho meus emails, tento passar por todos rapidamente. Não gosto, nem posso ficar preso respondendo emails o dia todo, então eu leio, respondo ou arquivo/apago, e volto ao trabalho.

Quando alguém me envia um email muito longo, eu provavelmente não responderei na hora. Normalmente não responderei nem no mesmo dia. E assim esses emails vão acumulando, para serem respondidos naqueles períodos em que milagrosamente estou sem emails novos chegando, ou quando tenho uma grande janela de tempo dedicada a isso. Então, se eu não respondi seu email ainda, não leve a mal, mas é simplesmente porque seu email não é simples para responder. Me ajude, enviando emails menores e mais bem pensados, que com certeza responderei com agilidade.

Porque emails longos são uma droga

Algumas razões simples:

  • Demoram muito para ler. Eu não tenho muito tempo para ler, e enviando um email muito longo você está dizendo que seu email é mais importante do que as outras coisas que eu preciso ler.
  • Não respeitam meu tempo. Quando você me envia um email longo, você está requisitando meu tempo (para ler, processar e responder). Se você envia um email longo que você não editou, você não decidiu o que é realmente importante perguntar. Você está dizendo, na verdade, que eu tenho que fazer isso ao processar seu texto embaralhado de idéias e perguntas. Você está mandando a mensagem de que seu tempo é mais importante que o meu. Desculpa, mas se você quer que eu te ajude com respostas, preciso que respeite meu tempo.
  • Você não chega ao ponto principal. O que você deseja me mostrar? O que você quer me dizer? Qual é sua pergunta principal? Diga claramente, ou ela ficará perdida no meio de um monte de palavras que só atrapalham.
  • Você faz muitas perguntas. Eu não conseguirei responder a todas sem levar pelo menos meia hora de meu dia cheio de tarefas. Então não pergunte tanto, foque no essencial. Escolha uma ou duas perguntas que são realmente importantes. Faça sua parte antes, leia e pesquise meus textos antes de perguntar o que já está respondido neles.
  • Eu não irei responder. Se você espera que eu leia seu email imediatamente, ou pior ainda, faça algo para você, boa sorte. Eu não sou uma diva, mas tenho muito a fazer e não consigo responder a todos emails longos que recebo. E há muitos deles, não apenas o seu.

Regras para emails curtos, diretos ao assunto principal, efetivos, e que possuam boa chance de serem respondidos rapidamente

Ignore estas regras por sua conta e risco:

  1. Mantenha seu email em 5 frases. Não mais. Eu copiei isto do site five.sentenc.es, mas só porque funciona. Eu geralmente tento escrever menos de 5 frases quando envio um novo email para alguém.
  2. Descubra o ponto principal que lhe interessa saber. Se você pensa que precisa de mais de 5 frases, você não sabe ainda o que deseja perguntar com objetividade. Tome um tempo para descobrir e então foque apenas nisto.
  3. Faça uma pergunta. Não faça 10 perguntas, apenas uma. Ou duas, no máximo. Você certamente estará muito mais próximo de receber uma resposta rapidamente.
  4. Edite seu texto. Se você escreveu 8 frases, corte 3.
  5. Envie um link. Se você precisa fazer referência a alguma informação, inclua um link para onde esta informação está publicada na web. Não copie o texto no corpo do email.
  6. Publique na web. Se a informação que você precisa compartilhar não está na web, coloque-a lá. Crie uma resposta longa ou um documento explicativo longo (e então edite-o para a informação essencial) e publique online. Use seu blog ou uma das muitas ferramentas gratuitas para publicar na web. Coloque o link em seu email.

Este texto, por exemplo, é um exemplo desta última regra.

Leia também o texto: como ter seus emails respondidos com agilidade.

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